|
De hedendaagse wereld is volledig digitaal. Buiten het internet staan is hetzelfde als onzichtbaar zijn. Persoonlijke en zakelijke relaties vinden rechtstreeks plaats in de online wereld. In dit verband heeft de uitwisseling van informatie zich ook rechtstreeks naar de digitale omgeving verplaatst. Natuurlijk zijn er nog steeds persoonlijke ontmoetingen en belangrijke informatie-uitwisselingen, maar de meeste van deze uitwisselingen gebeuren online. Om de risico’s binnen het bedrijf te beperken, moeten er manieren worden gevonden om veilig bestanden versturen. Bekijk hieronder enkele tips over dit onderwerp!
1. Gebruik een gemeenschappelijk netwerk om jouw documenten te delen Binnen een bedrijf moeten veel mensen soortgelijke informatie gebruiken bij het uitvoeren van hun activiteiten. In die zin is een gedeeld netwerk waar gebruikers gelijktijdig toegang hebben tot een reeks documenten, de beste oplossing. Er wordt alleen toegang verleend aan de mensen die bij het project betrokken zijn, zodat de inhoud alleen toegankelijk is voor bevoegde personen. Dit is een veel gebruikte methode, omdat hiermee ook de beveiligingsinstellingen kunnen worden aangepast, zodat alleen voor dit doel geconfigureerde computers toegang tot de inhoud kunnen krijgen.
2. Gebruik een documentbeheersysteem Met de groeiende behoefte om veilig bestanden versturen, zijn ook hulpmiddelen en software voor dit doel op de markt gekomen. Dit hulpmiddel is gericht op documentbeheer en helpt veel bij de organisatie en een beter gebruik van de tijd voor jouw bestanden. Hiermee kunt je niet alleen de inhoud opslaan, maar deze ook herstellen (indien nodig), delen en beheren. De functie is vergelijkbaar met die van een netwerk, maar met kenmerken die het gebruik en de plaatsbepaling vergemakkelijken, aangezien het een gespecialiseerd programma hiervoor is. Natuurlijk is de beveiliging van de gedeelde documenten ook een van de aandachtspunten van dit soort programma’s.
3. Cloud gedeelde diensten Kent je de cloud sharing-diensten al? Ze werken op een eenvoudige maar uiterst doeltreffende manier. Je uploadt jouw bestanden en ze worden opgeslagen, zodat je er overal bij kunt zolang je de juiste toestemming hebt, natuurlijk. Met een cloudgebaseerd programma kunt je snel en probleemloos een hele reeks documenten uploaden en veilig bestanden versturen. Een ander voordeel van deze methode is dat verschillende personen de documenten gelijktijdig kunnen bekijken en bewerken.
4. Bescherm jouw documenten met wachtwoorden Wachtwoorden toevoegen aan jouw documenten is een uitstekende manier om veilig bestanden versturen. Zelfs als de toegang al beperkt is, kunt je sommige documenten met een specifiek wachtwoord beveiligen, zodat ze alleen zichtbaar zijn voor degenen die daadwerkelijk toegang hebben. Dit is een zeer nuttig instrument in de bedrijfsomgeving, omdat je een bepaalde groep toegang kunt geven tot bepaalde documenten, maar misschien wilt je dat slechts twee of drie personen een bepaald bestand kunnen bekijken.
5. Maak back-ups Het delen van bestanden op het internet maakt ze niet immuun voor de normale problemen in een online omgeving. Hij kan beschadigd zijn of een ander gebrek vertonen waardoor hij niet toegankelijk is. Om te voorkomen dat al het werk verloren gaat, is het ideaal om een aantal periodieke back-ups te maken. Op deze manier kunt u, mocht er iets gebeuren, de bestanden gemakkelijk herstellen. Dit proces is niet alleen geldig voor extreme gevallen zoals de genoemde. Het kan gebeuren dat iemand een fout maakt of een ongepaste wijziging aanbrengt in een document. Als de back-up bestaat, kunt je die zonder grote problemen redden.
|
